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Come creare facilmente una fattura digitale

Cedric Auman Cedric Auman on 20-mag-2020 14.25.58 in Digitalizzazione e Produttività

Come creare facilmente una fattura digitale

I messaggi sui biglietti adesivi hanno lasciato posto a SMS e WhatsApp. L’agenda cartacea è stata sostituita da un organizer digitale. Anche la rivista Playboy sta avendo un momento difficile. È quindi logico che sempre più lavoratori autonomi optino per le fatture digitali. Anche tu (presto)... Non è vero? Benissimo! 

Ti guideremo attraverso tutto ciò che c’è da sapere.

  1. Cos’è una fattura digitale?
  2. Perché scegliere una fattura digitale?
  3. Di cosa hai bisogno per una fattura digitale?
  4. Punti importanti per la fattura digitale
  5. I 4 passi verso la fattura digitale

Cos’è una fattura digitale?

Cos’è una fattura digitale?

La scatola delle scarpe piena di fatture cartacee è un immagine del passato. Il digitale e l’elettronico sono il futuro. Ma qual è la differenza tra le due? 

Una fattura digitale è semplicemente una fattura che viene inviata in formato digitale. Un file PDF, Word o Excel via e-mail, ad esempio. Oppure – in modo un po’ meno efficiente – una scansione di una fattura cartacea. Oggi esistono numerosi strumenti che consentono di creare e inviare una fattura in pochi clic. Una volta che il cliente riceve la tua email, può scaricare la fattura e consultarla immediatamente.

La fattura elettronica – nota anche come e-fattura – fa un passo avanti. Con uno strumento di fatturazione si crea prima di tutto una fattura in UBL. Questo sta per Universal Business Language, uno standard internazionale per le fatture elettroniche. Il software invia poi la fattura al tuo cliente e la stessa viene automaticamente letta e registrata.

Cosa si adatta meglio alla tua attività: la fatturazione online (digitale), la fatturazione elettronica o entrambe? Questo blog lo chiarisce.

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Perché scegliere una fattura digitale?

La fatturazione digitale ha 5 assi nella manica per il tuo business:

    • Risparmi un sacco di tempo

    Utilizzando lo strumento di fatturazione potrai redigere le fatture in pochissimo tempo. Ti basta compilare il modulo personalizzato e il software farà il calcolo per te. Potrai anche impostare un’email standard per inviare la fattura in pochi secondi, oppure creare promemoria automatici di pagamento per garantire un flusso di cassa in salute. 

    • Meno possibilità di errori

    Poiché è uno strumento a calcolare i diversi importi sulla tua fattura, la possibilità di errori diminuisce notevolmente. Un altro vantaggio: non dovrai più usare la calcolatrice. 

    • Panoramica dei numeri = decisioni ponderate

    Il tuo software di fatturazione ti offre una panoramica per tenere costantemente sotto controllo i pagamenti e le fatture in sospeso. Questo ti permette di avere una visione d’insieme della salute finanziaria della tua azienda e di prendere decisioni informate. 

    • Il digitale è più sicuro

    Gli schedari pieni zeppi di fogli non sono solo antiestetici, ma in caso di danni causati dall’acqua, dal fuoco o dalla semplice trascuratezza, possono andare irrimediabilmente persi. Un archivio digitale (ed una sua copia automatica) è molto più sicuro. 

    • Tu e i tuoi clienti potrete lavorare in modo più flessibile

    In macchina mentre stai andando a far visita a un cliente o mentre torni dopo una giornata di duro lavoro: la fatturazione digitale può essere fatta ovunque in qualsiasi momento. Tutto ciò che serve è una connessione internet. 

Di cosa hai bisogno per una fattura digitale?

No, niente battute stupide come “basta un sorriso” o cliché come “il buon senso”. Oltre al PC o al portatile, ti servono tre cose:

  1. Un software affidabile. Trova uno strumento di qualità su misura per la tua azienda. Prendi in considerazione anche le possibilità di integrazione e le espansioni. Ad esempio, puoi collegare il software con il tuo pacchetto di contabilità? Puoi anche aggiungere la registrazione del tempo e un CRM? E inoltre – cosa non di poco conto nell’era digitale: esiste un’app ad alte prestazioni per questo strumento?
  2. Un solido sistema di stoccaggio. Non tutti gli strumenti di fatturazione dispongono di un database affidabile. Si tratta, però, di un requisito fondamentale: le fatture digitali, proprio come le copie cartacee, devono essere conservate per diversi anni.
  3. Sicurezza informatica. Sicuramente chiudi bene a chiave la porta tutte le notti… Almeno speriamo tu lo faccia. Faresti anche meglio a mettere in sicurezza il PC e lo smartphone con i necessari programmi antivirus o altre soluzioni. Dopotutto, uno strumento di fatturazione contiene informazioni preziose sulla tua azienda.

Di cosa hai bisogno per una fattura digitale?

Decidere quale strumento di fatturazione adottare è come scegliere un pacco di pasta in un supermercato ben fornito: l’offerta è travolgente. Come fare a distinguere il software giusto (il proverbiale spaghetto dal diametro perfetto) da app non adatte alla tua attività (le penne lisce)? Questi consigli ti aiuteranno a prendere la decisione giusta.

Punti importanti per la fatturazione digitale

Ok, la fatturazione digitale non e’ tecnologia aerospaziale. Tuttavia, ci sono diverse cose a cui fare attenzione:

    • Digitalizza le tue fatture...

    Digitalizza le fatture e conservale tutte nella stessa cartella/server/cloud. In questo modo la tua contabilità non si dividerà tra formato cartaceo e formato elettronico. 

    • ...e chiedi ai tuoi fornitori di fare lo stesso. 

    La fatturazione digitale funziona meglio quando è a doppio senso. Chiedi ai tuoi fornitori di mandarti sempre una fattura digitale. In questo modo risparmierai archiviatori straripi di fogli. Tuttavia, a volte una fattura cartacea è inevitabile. La fattura per una cena di lavoro o il ticket del parcheggio, ad esempio. In questo caso, fai una foto o una scansione della copia cartacea e caricala sul tuo archivio digitale.

    • Inizia in un momento chiave

    È possibile avviare la fatturazione digitale in qualsiasi momento, anche se è saggio scegliere un momento chiave, ad esempio l’inizio del trimestre o del nuovo esercizio finanziario. In questo modo, tutte le fatture di quel periodo si trovano nello stesso posto. 

Non aver mai messo piede in una palestra e correre per un’ora sul tapis-roulant;  presentarsi a un apericena a stomaco vuoto per poi scoprire che ci sono solo patatine e noccioline... Di errori da principianti ne facciamo tutti. Eccoti un elenco delle insidie della fatturazione digitale; se le conosci, le eviti...

In 4 passi verso la fattura digitale

La fatturazione digitale offre una serie di vantaggi decisivi, su questo non ci piove (speriamo tu sia d’accordo con noi). Ma come si fa esattamente a farla, a redigere e inviare una fattura digitale? Eccoti una guida chiara passo-passo.

Fase 1: redigere il preventivo in maniera ponderata

Una buona fattura inizia con un preventivo chiaro. È preferibile riassumere tutte le diverse fasi del progetto, con i relativi budget. Il preventivo non deve essere solamente chiaro per il vostro cliente, ma deve anche rappresentare una buona base per la fattura. Perché, in un mondo ideale, la tua fattura è un copia-incolla del preventivo.

Fase 2: fare una fattura digitale

Uno strumento valido trasforma un preventivo in una fattura in un click. Se non c’è un preventivo, è facile, basta redigere la fattura secondo il tuo modulo di sempre. Basta con le formule Excel, i conteggi e le percentuali: ci pensa il software a fare i conti.

Fase 3: inviare la fattura in formato digitale

Con il software di fatturazione invii le fatture direttamente ai tuoi clienti. Bye bye leccata di francobollo, au revoir creazione manuale di email, ciao ciao archiviatori pieni zeppi... Grazie all’integrazione con il tuo pacchetto di contabilità, anche le fatture in uscita appaiono automaticamente nel tuo sistema.

Cos'è la fatturazione, quali elementi compongono una fattura e come li configurate? Questa pagina fornisce le risposte a tutte le vostre domande. 

Fase 4: seguire i pagamenti in ritardo

Sono tante le aziende che si trovano regolarmente a che fare con debitori insolventi. Grazie a uno strumento di fatturazione digitale, avrai una panoramica continua delle fatture scadute e potrai seguirle rapidamente. Con Teamleader, potrai anche impostare promemoria automatici di pagamento, in modo che i tuoi clienti ricevano un messaggio amichevole che dice loro di saldare le fatture in arretrato.

Come farti pagare le fatture più velocemente? 

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