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Troppi strumenti, troppo poco tempo

Troppi strumenti, troppo poco tempo

La sovrabbondanza di tecnologia e strumenti sta paralizzando i team di lavoro, facendo loro perdere soldi e tempo prezioso. Ma come si possono eliminare gli strumenti non necessari?

Sono lontani i giorni in cui non avevamo mezzi che ci aiutassero a portare a termine un lavoro. Oggi una sovrabbondanza di tecnologia, gadget e strumenti sta paralizzando i team, facendo loro perdere tempo prezioso che potrebbe essere investito in attività più produttive.

Il paradosso della scelta

Nel suo libro Il paradosso della scelta – perché meno è meglio, lo psicologo americano Barry Schwartz sostiene che eliminare le scelte per i consumatori reduce nettamente l’ansia da acquisto. "L'autonomia e la libertà di scelta sono fondamentali per il nostro benessere, e la scelta è essenziale alla libertà e all'autonomia. Tuttavia, nonostante gli americani di oggi abbiano più scelta di qualsiasi gruppo di persone venuto prima di loro, e quindi, presumibilmente, maggiore libertà e autonomia, non sembrano beneficiarne psicologicamente."

Forse lo stesso discorso si applica ai software dedicati al mondo aziendale. La sovrabbondanza di strumenti rende sempre più difficile trovare lo strumento migliore e usarlo in modo perfetto. Eppure, come suggerito dal nome, gli strumenti di efficienza devono sviluppare efficienza di processo,  non ostacolarla.  

Inoltre, tutta l’efficienza del mondo va sprecata quando questi strumenti sono usati per funzioni diverse da quelle per cui sono state creati. Alcuni programmi (come Excel) vengono spesso usati in modo sbagliato: per amministrare i clienti, per fatturare e tenere la contabilità e a volte addirittura per gestire l’intero processo di vendita, ai danni dell’efficienza e della produttività dell’azienda.

La maggior parte delle PMI usano software specifici per la contabilità e la fatturazione. Nonostante questi software abbiano il vantaggio di essere progettati per un compito specifico, sono penalizzati dal fatto che possono funzionare solo se affiancati e non riescono a scambiare grosse quantità di dati. Aggiungeteli alla lunga lista di strumenti che le aziende utilizzano per gestire contatti, fatture e progetti, e non sarà difficile individuare dove sta il problema.

Sindrome da sovrabbondanza di strumenti

Se la vostra azienda continua ad adottare ogni volta strumenti nuovi per poi abbandonarli dopo poche settimane, o peggio, li impone allo staff nonostante le conseguenze negative sul flusso di lavoro, forse soffre di sindrome da sovrabbondanza di strumenti.

Non ci vorrà molto prima che diventi impossibile distinguere il particolare dal quadro generale. Passare senza sosta da una finestra all’altra, copia-incollando finché le dita non si intorpidiscono o semplicemente fare ricerca all’interno di una mole di dati, sono attività che possono prendervi metà del vostro tempo e che complicheranno anche il passaggio di informazioni corrette e aggiornate ai vostri colleghi.  

Scegliere gli strumenti giusti

gestionale CRM in italiano macLa vostra azienda usa troppi strumenti? È il momento di scrollarsi di dosso la zavorra. Eliminate i programmi che non funzionano o che vengono usati nel modo sbagliato – e ripartite da lì. Non cercate sempre di adottare gli strumenti più nuovi sul mercato solo perché sono nuovi. Meno software utilizzate, più facile diventa imparare le loro funzioni più avanzate, rimanere sempre aggiornati e scoprire come integrare questi strumenti fra di loro.

Fate una lista delle funzioni che vi farebbe comodo automatizzare in azienda. Se uno dei vostri strumenti informatici non risponde a queste necessità, o vi forza ad un utilizzo macchinoso, provate a scrivere in quali altri modi potreste usarlo a supporto delle vostre attività quotidiane. Come potreste integrarlo con il flusso di lavoro e con gli altri strumenti che utilizzate? In che modo potrebbe facilitarvi il lavoro? Che obiettivi potrebbe aiutarvi a raggiungere? Se non riuscite a trovare risposte a queste domande, forse dovreste chiedervi se non valga la pena di abbandonare un software che nella migliore delle ipotesi vi fa perdere solo tempo.

Una soluzione universale

CRM fatturazione, gestione progetti, customer relationship management italianoGli strumenti a disposizione sono tantissimi, ciascuno è dedicato a un particolare problema, e gli strumenti che scegliete devono aiutarvi a soddisfare le vostre esigenze. Il processo decisionale che porta alla scelta di questi strumenti deve però seguire determinati criteri: è un software che vi aiuta a migliorare la vostra attività? Oppure porta all’accumulo di dati superflui e in prospettiva, a scocciature future? Vi aiuta effettivamente a risparmiare tempo e denaro?

Sono queste le domande a cui cerchiamo di rispondere con la nostra soluzione integrata, dedicata ai problemi fondamentali che le piccole e medie imprese si trovano ad affrontare ogni giorno. Dalla gestione dei lead e dei clienti fino alla registrazione delle attività di vendita, senza dimenticare il supporto clienti e l’aggiornamento dei progetti, Teamleader vi fornisce tutti i dati di cui avete bisogno per occuparvi degli aspetti essenziali del vostro business: tutte le informazioni riunite in un unico strumento, con le integrazioni che garantiscono abbastanza flessibilità per il vostro flusso di lavoro.    

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