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Quanto tempo si spreca a mettere insieme gli strumenti di gestione diversi della nostra attività?

Quanto tempo si spreca a mettere insieme gli strumenti di gestione diversi della nostra attività?

È innegabile: ciascuno di noi, nella gestione della sua attività imprenditoriale, soprattutto se di piccole dimensioni o magari in fase di startup, usa gli strumenti digitali presenti sul mercato cercando disperatamente (e manualmente) di farli parlare fra loro, per aumentare l'efficienza aziendale o almeno mantenerla standard.

Se ci guardiamo intorno in un ufficio medio, è evidente a tutti che i computer sono dotati di una straordinaria potenza di elaborazione, ma i programmi installati sono sempre gli stessi e risalgono a più di dieci anni fa: tutto software non precisamente aziendale, che però nelle aziende è stato forzato ad andare ben oltre i limiti delle sue capacità.


Prediamo un software notissimo come Excel: nelle aziende di piccole e medie dimensioni (e forse anche in quelle più grandi) viene usato e abusato per fargli elaborare qualsiasi operazione: dalla gestione dei clienti ai preventivi, alle fatture, fino alla contabilità e a volte all’intero processo di vendita. Ma come si fa a tenere traccia degli sconti accordati ai clienti? Come si fa a gestire le opportunità di upselling? Chi sono le persone dietro a quei lunghissimi elenchi di contatti?

La musica non cambia (anzi, peggiora) se parliamo di operazioni più complesse come la gestione della contabilità. Esistono software appositi, altamente specializzati che gestiscono tutte le operazioni di  contabilità e fatturazione. Ma spesso sono software molto rigidi, o pensati per grandi aziende e non per PMI, e quasi sempre hanno un senso solo se sono affiancati ad altri software, con i quali però lo scambio di dati, informazioni, contatti è pressoché inesistente.

L’elenco di software già esistenti da far interagire, con risultati spesso molto deludenti, è sempre più lungo:

  • Gestire gli appuntamenti con Google Agenda o Outlook
  • Condivisione di documenti tramite Dropbox o Google Drive
  • Campagne e-mail con Mailchimp o Campaign Monitor
  • Inviare e-mail con Outlook o Gmail
  • Elenchi di contatti o articoli in Word o Excel
  • Software separato per contabilità, preventivi, stipendi, adempimenti tributari e bancari, rapporti con gli enti previdenziali.
  • Database in Access.

Molto presto diventerà impossibile distinguere le cose importanti da quelle non importanti.

Tutto o quasi va risolto spostandosi velocemente da una finestra all’altra della propria postazione amministrativa, e copiando e incollando, ad esempio, indirizzi email da un database ad una casella di posta, o “salvando con nome” fatture da inviare allo stesso fornitore, per poi caricarle su un database nel quale sarà molto lungo e oneroso (time is money!) rintracciarle. Inoltre, tutto ciò rende complesso e lungo fornire ai propri colleghi o superiori informazioni giuste o aggiornate.

Alcuni imprenditori investono in strumenti completi e potenti che vadano a sostituire tutti gli altri. Ma dopo un paio di mesi iniziano a rimpiangere la loro decisione: sono sistemi troppo complessi, poco flessibili, e spesso sono troppo costosi.

E allora, che si fa? Il vecchio metodo della interazione manuale fra software diversi e che non colloquiano fra loro è l’unico possibile, per una PMI?

Decisamente no. Il mercato offre molti strumenti diversi per mettere a sistema i dati dei nostri flusssi di lavoro. A Teamleader, abbiamo deciso di creare una piattaforma aperta che permetta integrazione con prodotti di terze parti, sviluppabili anche autonomamente dai nostri utenti tramite API, in modo da poter adattare lo strumento alle necessità di ciascuna azienda. I moduli base di Teamleader comprendono CRM con agenda, gestione delle opportunità ed integrazioni con email marketing e landing pages, gestione progetti (project management), gestione abbonamenti e fatturazione, supporto clienti e ticketing.  

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