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Strumenti di Time management per PMI: scopri la matrice di Eisenhower

Strumenti di Time management per PMI: scopri la matrice di Eisenhower

Ci sono tante regole o suggerimenti che puoi prendere in considerazione per padroneggiare il time management. Per le PMI,  la matrice Eisenhower potrebbe essere una delle migliori: ti aiuta a dividere, conquistare e proteggere il tuo tempo.

La matrice di Eisenhower è uno strumento utile, produttivo e  decisionale per organizzare tutti i tuoi compiti e le responsabilità.  E si,   è stato chiamato come il famoso Dwight Eisenhower, noto per aver gestito religiosamente il suo tempo e sostenuto la sua produttività.

Le basi del time management   si basano sulla comprensione delle proprie prorità e sulla conoscenza dei compiti che meritano la massima attenzione. Dopotutto, la produttività non riguarda il lavoro più duro ma il lavoro più intelligente.

Diventa il gestore del tuo tempo.

Per ogni compito, fai a te stesso queste due domande: è urgente, ed è importante?  Questo ti aiuterà a distinguire 4 tipi di compiti e ad avere un quadro chiaro per gestire la tua giornata:

  • Urgenti e importanti: falli per primi
  • Importanti ma non urgenti: programmali
  • Urgenti ma non cosi importanti: delegali agli altri.
  • Non importanti  e non urgente: non farli tutti

Qual è il modo migliore per mettere in pratica queste idee fondamentali nella tua PMI?

1.  Occupati subito dei compiti urgenti e importanti20170628_EisenhowerMatrix_inline.jpg

Metti tutti i tuoi compiti in una lista e libera la tua mente  Ma chiediti sempre cosa dovresti fare prima per trovare la strada giusta nel tuo labirinto di responsabilità. Tienilo a mente: i compiti importanti contribuiscono alla tua strategia a lungo termine e daranno i frutti alla fine.

Decidi cosa fare prima semplicemente chiedendoti: cosa devo fare entro i prossimi 30 minuti, nelle ore successive, prima di pranzo? Valuta quanto tempo richiede ciascun compito e cerca di attenerti a quel tempo.  Ricorda: si tratta di finire le attività e di mantenere una visione d'insieme.

Se i compiti importanti sono in questo quadrante, è per  uno o due motivi: circostanze impreviste o mancanza di pianificazione adeguata. Il primo motivo non può mai essere veramente eliminato; quindi cerca di risparmiare un po'di tempo nella tua agenda quotidiana per le crisi inevitabili.  Il secondo dipende da te: organizzati in anticipo e gestisci i compiti preventivamente . Idealmente, i compiti più importanti finiscono dove appartengono: nel quadrante due.

2.  Pianifica un compito importante ma non così urgente per una data successiva

Se un compito non è urgente ma importante (come ad esempio preparare un'importante riunione di vendita con un potenziale cliente  per la prossima settimana), prenditi un pò 'di tempo prima di iniziare, ma stabilisci una data in modo non dimenticarti.

In realtà, questo è il quadrante in cui dovresti trascorrere la maggior parte del tuo tempo.  Perchè?  Tutto ciò contribuisce alla tua strategia a lungo termine e serve  a un obiettivo più alto che ti aiuta a far crescere la tua attività. Inoltre, questo quadrante è un grande riduttore di stress, in quanto ti da il tempo di lavorare su cose importanti.

Una cosa importante da tenere in mente è che altre persone non dovrebbero definire le tue priorità per te. Questo rende difficile affrontare questi compiti inutilmente duri.  Ci sono molte distrazioni: un messaggio di chat da un collega, riunioni da presenziare.. Ma c'è anche una trappola comune: non procrastinare troppo per il desiderio di ricominciare a gestire le tue attività  Una regola:non  esagerare con la pianificazione.

3.  Delega i compiti urgenti ma non davvero importanti20170628_EisenhowerMatrix_inline2.jpg

In una PMI, ci sono alte le probabilità che tu preferisca fare tutto da solo.  Riunioni, pianificazione delle chiamate,raccolta dei report ecc. Dopotutto, il lavoro viene molto meglio se lo fai   tu stesso, giusto? La risposta ovviamente è no.  Secondo Stephen Covey, un uomo d'affari molto acclamato, possono anche diventare pericolosi se li gestisci da solo perchè ti danno una sensazione di soddisfazione fittizia quando li finisci.

Nonostante hai completato parecchie attività, queste non contribuiscono ai tuoi obiettivi a lungo termine. Dato che altre persone pensano che queste attività sono importanti, tu decidi di farle comunque   perché diventano importanti anche per te.  Devi eliminare questa idea una volta per tutte.  Lasciar perdere alcune cose ti da la possiibilità di concentrarti sulle tue priorità, migliorando contemporaneamente il tuo lavoro / l'equilibrio di vita.

Buono a sapersi: delegare potrebbe non essere la tua abilità più forte a questo punto, ma sicuramente pagherà a lungo termine.  C'è una buona notizia: non devi delegare il carico di lavoro ai tuoi collaboratori, la tecnologia può aiutarti ad esempio a  gestire la tua clientela di base e sviluppare rapporti con i tuoi clienti

4.  Sbarazzati dei compiti irrilevanti e poco urgenti

Affari che sono semplicemente insignificanti?  Facile: basta dimenticarli.  Spesso, sono in realtà dei  passatempi.  Quindi cerca di ridurre al minimo la navigazione sul web o lo scorrimento sui social.  Immagina quante ore al giorno stai lavorando con l'autopilota, senza capire quanto tempo stai perdendo.

Un quadro potente per gestire il tuo tempo (e i tuoi colleghi)

Per ciascun quadrante, assicurati di limitare la quantità di attività a circa 8 per ogni tipo di attività (in base a ciò che sei in grado di gestire) per assicurarti che sia ancora gestibile e che la tua testa non esploda con un sovraccarico di attività.

Siamo onesti: può essere difficile  eliminare le attività che richiedono troppo tempo o delegare i compiti.  Il metodo Eisenhower ti offre un quadro veramente solido per iniziare. Hai dei problemi a definire il livello di urgenza o importanza dei compiti?  Avvia l'esperimento e valuta dopo alcune settimane   se ne stai facendo buon uso.

C'è molto di più per gestire in modo efficiente il tuo tempo rispetto alla matrice Eisenhower. Scopri di più sulle pratiche migliori del time management e dai un impulso alla tua attività commerciale.

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