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Gestione di progetto: ruoli e responsabilità in Teamleader

Bram Bouwmeister Bram Bouwmeister on 1-ago-2017 8.30.00 in Gestione di progetto

Gestione di progetto: ruoli e responsabilità in Teamleader

La gestione dei progetti è una responsabilità di base per ogni azienda. Una programmazione chiara vi fornisce una struttura solida e migliora la comunicazione con i vostri clienti.

Chiunque lavori su progetti, in veste di imprenditore, AD, project manager o team leader, è consapevole dei benefici che un’efficace gestione dei progetti porta con sé. Non è però semplice mettere in atto le strutture che si hanno in mente, anche quando si conoscono bene le basi.

Questo problema scompare quando utilizzate uno strumento per la gestione dei progetti che soddisfa le vostre necessità. È importante capire come un software vi può aiutare a mantenere una visione di insieme chiara, ad assegnare ruoli e responsabilità, a collaborare meglio e infine a consegnare progetti di qualità.

Teamleader potrebbe essere lo strumento che fa fare un salto di qualità al modo in cui gestite i vostri progetti. In questo post vi spiegheremo il modulo gestione progetti di Teamleader, composto da diversi livelli, e come questo può portare vantaggi alla vostra impresa.  

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Come si avvia un progetto?

Alla base di molti progetti c’è una pianificazione accurata. La vostra prima azione dovrà essere controllare le risorse e i membri del team che avete disposizione, mentre la seconda consisterà nell’assegnare ruoli più specifici, come definire in che stadio avrete bisogno di sviluppatori back end e front end.

A questo punto, è il momento di iniziare a pianificare. Dopo aver assegnato al vostro progetto un nome e una data di inizio, potete stabilire gli stadi e gli obiettivi intermedi, per semplificare il monitoraggio dei vostri progressi.ì

Mantenete una visione d’insieme grazie alla funzione di pianificazione progetti

Gestione di progetto Teamleader - pianificazione progettiCi dev’essere una persona – il responsabile di progetto o il team leader – che mantiene una visione globale dell’intero progetto in ogni momento. La funzione di pianificazione progetti consente a questa persona di tener controllati tutti i progetti attivi. Questo controllo serve a valutare se il vostro progetto sta procedendo come stabilito e se sarete in grado di rispettare le scadenze. Lo stato di avanzamento di ogni progetto è codificato tramite colori – più verde vedete, meglio sta andando.

La gestione progetti di Teamleader prende in considerazione nuovi metodi lavorativi. Invece che assegnare ai membri del vostro team compiti collegati a un determinato momento della giornata, pianificate invece quante ore dovranno dedicare a una determinata attività. Se i vostri colleghi decideranno di prendersi una pausa pranzo più lunga o di iniziare a lavorare prima, questo non rappresenterà un problema.

Una visione globale è indispensabile per un project manager, mentre gli altri membri della squadra preferiscono di solito focalizzarsi sui dettagli.

Monitorate il vostro progetto nel dettaglio

Aprendo il modulo di progetto, potete visualizzare tutti i progetti nella vostra timeline. Selezionate un progetto specifico per sapere chi sono i vostri collaboratori e quali obiettivi intermedi avete stabilito.

Spesso il responsabile di progetto definisce gli obiettivi principali, mentre i membri del team li suddividono poi in attività più limitate. Grazie alla conoscenza della materia e dei processi lavorativi infatti, sono in grado di fare una stima accurata del tempo necessario a finire ogni compito loro assegnato.

Avere accesso a una visione di insieme chiara delle attività sequenziali e capire come queste sono collegate ad obiettivi più ampi risulta molto utile anche agli stakeholder di progetto. Queste informazioni di prima mano possono aiutarli a reagire proattivamente aumentando o diminuendo la produttività. Tenere traccia delle prestazioni vostre e degli altri membri del team vi può aiutare a fare delle stime più accurate e a intervenire se necessario.

Utilizzate la vostra agenda per stare al passo con i compiti

Gestione di progetto Teamleader - agendaCome si può rispettare un programma serrato senza un’agenda? Utilizzando il calendario, i membri del team possono pianificare i propri compiti per garantire così la consegna nei tempi prestabiliti. Potete anche definire attività per i vostri colleghi così che nessuno se ne possa dimenticare.

Potete integrare il calendario di Teamleader con la vostra agenda personale mantenendola privata: al posto delle vostre attività e appuntamenti personali, i vostri colleghi vedranno solo dei blocchi grigi.

Controllate facilmente le vostre risorse

Scoprire quali collaboratori sono già impegnati, fare valutazioni sul budget, prenotare una sala riunioni ancora libera… Controllare questi aspetti uno per uno può essere una scocciatura. Fortunatamente, Teamleader vi permette di gestire al meglio le vostre risorse.

Sotto l’etichetta ‘risorse di progetto’ troverete infatti tutto ciò che vi serve per la pianificazione, e potrete così valutare quali colleghi possono offrire più tempo e quali sono i più adatti al progetto che state per avviare.  

Collaborate con i vostri clienti e con il vostro team

Fondamentalmente, il modulo di gestione progetti vi aiuta a collaborare meglio. Ad esempio, un responsabile di progetto non è l’unica persona che può pianificare le attività. Potete tranquillamente assegnarvi compiti a vicenda, e questo renderà il follow-up più immediato. Specialmente se imparerete a comunicare bene e a tenere tutti i soggetti coinvolti ben informati!

Potete anche collaborare meglio con un cliente. Grazie all’integrazione su misura con Projectcloud, i clienti possono controllare lo stato di avanzamento di un progetto, vedere quali sono i meeting pianificati e contattare direttamente i vostri dipendenti.   

Assegnare ruoli e responsabilità diventa un gioco da ragazzi con Teamleader. Migliorate la comunicazione con clienti e collaboratori e provate di persona quanto una struttura chiara può fare la differenza: la vostra gestione progetti farà un salto di qualità.

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