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Le caratteristiche essenziali di un grande strumento di gestione progetti

Bram Bouwmeister Bram Bouwmeister on 28-lug-2017 8.30.00 in Gestione di progetto

Le caratteristiche essenziali di un grande strumento di gestione progetti

Tenere traccia di tutte le risorse, delle diverse fasi, delle responsabilità e dei membri del team coinvolti in un singolo progetto può risultare complicato. Ma se lavorate su più progetti contemporaneamente, la pressione può diventare schiacciante. Per fortuna esistono degli aiuti – di tanti tipi diversi. Al giorno d’oggi, sono moltissimi gli strumenti di gestione dei progetti che fanno a gara per attirare la vostra attenzione. Ma quali sono le caratteristiche su cui dovreste concentrarvi?

Un buono strumento di gestione progetti vi aiuta a centralizzare le informazioni e allo stesso tempo consente a ogni collaboratore di consultare le proprie attività in ogni momento. Offre informazioni preziose sulla distribuzione del carico di lavoro, e permette di apportare modifiche senza perdere di vista l’obiettivo finale.

1. Pianificazione progetti

Lo strumento di pianificazione è l’essenza del vostro software di gestione progetti.  Come minimo, vi aiuta a tenere sotto controllo le attività e le scadenze programmate. Un calendario condiviso con il team può essere una grande risorsa, così come le notifiche automatiche quando si avvicina una scadenza.

Gli strumenti più sofisticati vi consentono di distribuire attività e responsabilità a specifici membri del team, fornendovi un quadro chiarissimo della distribuzione del carico di lavoro e delle tempistiche.

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2. Gestione delle attività di progettocaratteristiche essenziali strumento di gestione progetti - gestione delle attività di progretto

La gestione delle attività è un’altra caratteristica di base dei principali strumenti di gestione dei progetti. Questa funzionalità vi permette di suddividere i progetti in obiettivi di più ampio respiro e attività più piccole alle quali potrete aggiungere scadenze e budget. Gli strumenti più sofisticati integrano il ‘percorso critico’: l’ordine preciso in cui le attività devono essere completate per garantire lo sviluppo del progetto.

3. Collaborazione e comunicazione

Una comunicazione efficace è la chiave del successo di ogni progetto – per questo dovrebbe essere parte integrante del vostro strumento di gestione progetti. Un software gestionale ben progettato funziona come un centro di aggregazione per i dati fondamentali e le informazioni dettagliate. E questo influisce positivamente sulla collaborazione interna.  

Alcuni strumenti facilitano la condivisione con i clienti delle informazioni relative al progetto. Questo può risultare comodo per mantenere i vostri clienti aggiornati sullo stato di avanzamento del progetto senza dover programmare riunioni con scadenze troppo ravvicinate.

4. Reportistica di progetto

Stendere relazioni ed elaborare statistiche sono due metodi molto efficaci per analizzare a fondo il vostro business e imparare dai progetti precedenti. Perché un progetto ha sforato il budget? Perché una scadenza non è stata rispettata? Ecco dove potete trovare tutte le risposte.  

5. Gestione del budget e delle risorse di progettocaratteristiche essenziali strumento di gestione progetti - gestione del budget e delle risorse di progrtto

Alcuni strumenti offrono una funzione specifica per la gestione delle risorse. Questo elemento fornisce una panoramica di quali sale riunioni sono state prenotate, quali risorse sono state allocate e utilizzate e quanto verranno a costare. Risulta utile anche per evitare doppie prenotazioni e ridurre delle carenze.

6. Monitoraggio dei tempi d'esecuzione

La funzione del monitoraggio dei tempi è in grado di dirvi quale attività è stata completata nel tempo più lungo durante un progetto precedente, consentendovi così di stimare meglio i costi e le tempistiche per un progetto futuro. Molti strumenti offrono un monitoraggio dei tempi di base, ma avere a disposizione anche la possibilità di definire tariffe orarie diversificate e di inserire automaticamente le ore lavorate in fattura può farvi risparmiare svariate ore di lavoro

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