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Sales Care: "Era esattamente ciò di cui avevamo bisogno.

Sofie De Beule Sofie De Beule on 18-ott-2017 19.16.51 in Gestione di progetto

Sales Care:

Teamleader permette all'agenzia di marketing online Sales Care di gestire i propri progetti senza perdere la vista d'insieme. Leggi la sua storia qui!

Chi? Arlette Haak, project manager
Cosa? Agenzia di marketing online
Da quando con Teamleader? Novembre 2015
Moduli? CRM, progetti, fatturazione e ticket
La sfida? Gestione del progetto chiara e trasparente

Nel 2015, un'indagine di soddisfazione dei clienti ha assegnato a Sales Care, con sede ad Utrecht, un punteggio di 8,6. Un ottimo risultato, specialmente se si considera che, l'anno scorso, l'agenzia di marketing ha aiutato oltre 100 clienti a realizzare le proprie ambizioni online. Ciò richiede di dimostrare la propria competenza in molte aree diverse. "Offriamo una vasta gamma di servizi: web design e sviluppo, tutti i tipi di ottimizzazione, marketing video e social, analisi e pubblicità, e molto altro."                

"In qualità di project manager, pianifico il nostro approccio, le nostre scadenze e poi mantengo una visione di insieme di tutti i progetti", afferma Arlette Haak. "Specialmente per quanto riguarda i progetti di design e sviluppo, sono la persona di Sales Care a cui fare riferimento. Alcune campagne sono attive solo per un breve periodo di tempo, altre devono essere costantemente adeguate e migliorate. Ciò significa: fasi diverse, molti cicli di revisione, alternanza costante. E naturalmente: stretto contatto con il cliente durante ogni fase. È molto impegnativo gestire in modo efficiente tutte queste cose".

Molti software, quasi nessuna visione d'insieme

I precedenti tentativi di gestire tutto in modo semplice non hanno portato ad alcun risultato. "Il software di monitoraggio dei tempi qui, il software di gestione delle attività e il software dei dati dei clienti da qualche altra parte. In combinazione con Google Calendar e uno strumento CRM... Stavamo praticamente affogando tra gli strumenti".

"Volevo un calendario che mi mostrasse il momento in cui le attività risultassero completate".

La decisione di passare a Teamleader è stata presa insieme alla squadra. Per Arlette una cosa era la più importante di tutte: gestire la pianificazione. "Le attività a volte vengono spostate, è assolutamente normale. Ma, se un consulente lo indicava su Google Calendar, potevo anche non accorgermene e non sapere se l'attività fosse stata completata o meno. Dovevo parlare con lui per ricontrollare tutto. Ecco perché volevo un calendario che mi mostrasse il momento in cui le attività risultassero completate. In questo momento stiamo crescendo abbastanza velocemente e abbiamo a che fare con molti progetti. Se qualcuno va in vacanza, qualcun altro deve essere in grado di prendere in carico le sue attività. Con il nostro precedente CRM riuscivamo a farlo, ma poi tutto il resto era gestito altrove".

"Abbiamo fatto delle ricerche con Google e alla fine ci siamo imbattuti nella vostra prova gratuita. Un weekend di test e me ne sono convinta: era esattamente ciò di cui avevamo bisogno. Tutti qui sono molto più contenti di utilizzare Teamleader rispetto a qualsiasi altro software".                    

Il modulo preferito da tutti

Per gli account manager di Sales Care, il CRM e le offerte sono veramente importanti. Arlette, in qualità di project manager, utilizza principalmente il modulo di progetto. La transizione senza problemi non è passata inosservata: "Ogni volta che viene creata o chiusa un'offerta, ricevo una notifica. La trasformo in un progetto, organizziamo un briefing con i responsabili dell'account e poi pianifico tutto nei calendari dei consulenti. Ciò significa che non si generano mai fraintendimenti.

"I consulenti utilizzano principalmente il monitoraggio dei tempi e il monitoraggio delle email, mentre gli sviluppatori si concentrano sulla gestione dei ticket. È davvero un sistema fantastico".

Quindi, fondamentalmente, Teamleader è apprezzato anche dai consulenti. "Il monitoraggio dei tempi e il monitoraggio delle email, questo è ciò su cui fanno affidamento. Perché dopo tutto, ognuno deve rimanere al corrente di tutto. E il sistema di gestione dei ticket è utilizzato principalmente dai nostri sviluppatori. I clienti che ci hanno chiesto di creare per loro un sito web vedono che il server va offline o qualcosa non è allineato correttamente: ci inviano un ticket. È davvero un sistema fantastico".

"La funzione di monitoraggio dei tempi funziona in modo diverso da quello a cui eravamo abituati", aggiunge Arlette, "perché invece di farlo semplicemente partire al mattino, in Teamleader è possibile tenere traccia dei tempi ogni volta che si termina qualcosa o quando si inizia una pausa. Penso che sia più semplice e più preciso".

Le stime approssimate sono qualcosa di cui Arlette, data la sua posizione, può fare a meno. "Se chiedo a qualcuno di inviarmi un resoconto, non solo riesco a vedere quando l'attività è stata completata ma, al monitoraggio del progetto, viene aggiunta anche l'email contenente la relazione. Questo mi permette di vedere chiaramente ciò che è già stato fatto e cosa no. Tutto ciò è essenziale per un project manager".

Fantastico flusso di lavoro

Il responsabile delle vendite Tamer si unisce alla conversazione e aggiunge: "Per un venditore, il flusso di lavoro delle offerte è perfettamente sensato. Una volta creata un'offerta, è possibile approvarla da soli o lasciare che lo faccia il cliente tramite CloudSign. È possibile quindi trasformarla in un progetto in pochissimo tempo. E io ricevo una notifica ogni volta che succede, quando Tamer trasforma un'offerta in un progetto ", aggiunge Arlette. "In passato lui avrebbe mandato manualmente una email e io avrei dovuto scavare nella mia cassetta della posta in arrivo alla ricerca delle offerte. Ora abbiamo una panoramica chiara di tutte le offerte in un istante. Beh, io però ricontrollo comunque ogni cosa, dopo tutto è un'attività svolta da esseri umani (sorrisi). Oh, e un'altra cosa: apprezziamo veramente l'assistenza localizzata in lingua olandese! In realtà, prima di utilizzarla, non ne eravamo neppure a conoscenza".

"Hanno preso in considerazione ogni ruolo all'interno di un'organizzazione. Questo è ciò che rende il Teamleader unico."

Tamer possiede anche un'altra azienda ad Amsterdam, AdCalls. "Con AdCalls abbiamo appena iniziato la nostra prova gratuita di Teamleader. Utilizziamo principalmente il CRM, l'integrazione con MailChimp e i moduli Web2Lead. Anche AdCalls si sta espandendo a livello internazionale, quindi la versatilità e il modulo offerte messi a disposizione da Teamleader sono davvero importanti per il nostro successo. A proposito, la panoramica geografica nelle statistiche è una trovata davvero divertente".

Arlette: "Quando abbiamo testato la prova gratuita, me ne sono immediatamente convinta: è perfetto per un project manager, ma anche veramente ottimo per gli account manager. E per i consulenti e per gli sviluppatori... Hanno preso in considerazione ogni ruolo all'interno di un'organizzazione. Questo è ciò che rende il Teamleader unico."