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In visita da Night Shift: "Uno sviluppo ulteriore attraverso archiviazione e documentazione."

Robin Van Cleemput Robin Van Cleemput on 29-lug-2016 10.25.00 in Vendite e Marketing

In visita da Night Shift:

È il momento di una nuova storia dei nostri partner: la Night Shift di Gand unisce imprese complementari e concept d’atmosfera per le fiere. Le condizioni dei network tradizionali sono fuori questione, Night Shift si basa su apertura e rilassatezza senza competizione. Night Shift ha una solida base locale, un punto di vantaggio in tempi di globalizzazione. Offre cibi e bevande, relatori appassionanti, musiche da ballare ed un’atmosfera piacevole, tutto questo ad un prezzo abbordabile. Attualmente Night Shift opera in 4 città e a sentire il cofondatore Jean-Michel Teerlinck: “Io, Mathieu e Maxime abbiamo ognuno la nostra attività, ma ci unisce la passione per gli eventi.”

Burocrazia

Come risultato della crescita, il flusso di lavoro era diventato ingestibile: “Registravamo informazioni con carta e penna: questi dati dovevano poi essere convertiti in Excel. Dal manager della fiera all’espositore, dal numero di moduli al prezzo concordato. In seguito tutto veniva trasferito su di un altro file Excel per la fatturazione.” Night Shift offre molte opzioni: “Gli espositori potevano comprare o noleggiare tutto via catalogo, ma anche quello era in formato cartaceo. Dovevano stampare il modulo per gli ordini, completarlo, scansionarlo ed infine inviarlo. Di modo che noi potessimo inserire di nuovo tutto manualmente in Excel, e così via.”

Molte copie, poca archiviazione

Un lavoraccio, secondo Jean-Michel: “Il margine di errore era ampio, tutto veniva copiato molte volte. Gli espositori spesso non sapevano quali articoli andassero meglio insieme, come ad esempio una parete ed i relativi faretti. In casi come questi li richiamavo per sentire il loro parere, e questo portava ad un sacco di lavoro extra.” Inoltre non esisteva praticamente un database per i contatti. “Oltre ai nomi non sapevamo cosa fosse stato detto, o perché qualcuno non partecipava. Non c’era niente di documentato in maniera strutturata.”

Registrazione digitale

Teamleader era uno degli espositori di Night Shift. “Ci siamo confrontati. Hanno ascoltato attentamente i nostri feedback per trovare un modo di migliorare insieme. Ma anche il catalogo doveva essere unito al sistema. Ce l’abbiamo fatta consultandoci con il nostro partner informatico.” Un lavoro di prima qualità. “Nel corso regolare delle cose era in agenda per il 2016, ma l’edizione di Kortrijk l’ha già utilizzato un mese fa. Gli espositori possono ora registrarsi online ed iscriversi al meeting di Night Shift che preferiscono dopo aver approvato le condizioni generali.”

Distensione strutturale

Tutto viene incluso automaticamente. “Quanti tavolini, quanti membri dello staff, uno schermo piatto magari…” Jean-Michel è rilassato: “Il Night Shift di Kortrijk è stato il mio settimo evento e il meno stressante. Sono molto coinvolto in modo strutturato sia dal lato operativo che da quello amministrativo: ordini, controllo delle attività, gestione e vendite.” Un pacchetto completo, ma nonostante questo il tempo risparmiato è evidente. “Risparmiamo giornate intere! Su base mensile. Allo stesso tempo, siamo tutti meglio informati riguardo le fatture per i clienti, i pagamenti ricevuti, la lista degli espositori che parteciperanno…”

Tutto in uno

La linea di comunicazione si mantiene breve. “E include i nostri ambasciatori regionali che gestiscono da soli i propri accordi commerciali. Facevamo fatica ad imporre anche a loro la nostra struttura precedente – basata su Dropbox ed Excel – mentre adesso è tutto centralizzato.” Il 2016 sarà il primo anno di riferimento. “Saremo in grado di ottenere di più da Teamleader. Ad esempio i nostri obiettivi di vendita e le stime sui costi, che al momento facciamo ancora in Excel.” Night Shift vuole continuare a crescere: “Attraverso l’archiviazione e la documentazione, la nostra attività aumenta di valore. Due anni e mezzo fa non avrei mai pensato che saremmo arrivati tanto lontani."