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Gestione del tempo di lavoro

Gestione del tempo di lavoro Il tempo è denaro, lo ha dichiarato la prima volta Benjamin Franklin ma è un concetto che ritroviamo perfino nei fumetti Disney che hanno per protagonista Paperon de' Paperoni. Gestire bene il proprio tempo di lavoro significa quindi risparmiare denaro, e/o guadagnarne di più.
Ma cosa vuol dire "gestione del tempo"? E' la capacità di servirsi del tempo in modo efficace e al tempo stesso produttivo. Spesso però nella realtà lavorativa di tutti i giorni portare a termine le attività che riteniamo importanti per la gestione della nostra azienda si rivela alquanto difficoltoso.

Gli imputati per le perdite di tempo, o per un uso del tempo non efficace, sembrano essere più d'uno:

- le riunioni. Il manager medio trascorre fino a 10 ore alla settimana in riunione. Per i manager di livello superiore questo dato può addirittura salire fino al 40-50% delle ore lavorative. Questo comporta che il 40% dei dipendenti delle PMI ritenga che sia l’amministrazione la causa primaria del calo di produttività. Oltre alle riunioni, sono sotto accusa anche le priorità non chiaramente definite, e processi interni considerati troppo complessi (fonte: ricerca Ipsos)

- la quantità di mail che si ricevono. Sempre nella ricerca Ipsos, risulta che al 38% dei rispondenti non turba ricevere 40 e-mail o più al giorno. Secondo il McKinsey Global Institute, tuttavia, il lavoratore in possesso di conoscenze medie dedica 2.6 ore al giorno per leggere e rispondere alle e-mail, il che si traduce in 27 giornate lavorative complete all’anno.

Non sempre i manager delle aziende possono porre rimedio a queste situazioni. Anzi, essi soffrono maggiormente della cosiddetta cultura dell’abbondanza di e-mail, dato che spesso vengono messi in CC per e-mail che in realtà non hanno bisogno di ricevere; inoltre, avendo la piena responsabilità, il bisogno di lavorare a velocità massima spesso è più importante dell'impulso a lasciar correre le cose. L’impatto di questo atteggiamento può essere avvertito a tutti i livelli aziendali: promuovendo in modo deciso l’uso delle e-mail, i team di gestione “infettano” tutti i propri colleghi. (Università di Glasgow).

Essere costantemente informati di quanto avviene in azienda (tramite mail e/o telefonate), dunque, non è la modalità ottimale di gestione aziendale che potrebbe sembrare: l’Università di Psichiatria di Londra ha scoperto che il livello di QI cala temporaneamente di 10 punti se sei costantemente tempestato di e-mail e telefonate: le stesse conseguenze che ha la perdita di un’intera notte di sonno. E un manager che "non ha dormito" sarà irritabile, e certamente poco lucido ed efficace nelle decisioni da prendere.

Una gestione efficace del tempo, infine, funziona nei due sensi: la spinta per un aumento del livello di produttività ed efficacia spesso proviene da un buon manager, ma dipendenti produttivi eseguiranno le proprie attività quotidiane in modo più efficace, aumentando il grado complessivo di efficacia ed efficienza del sistema (Lazear, Shaw & Stanton, “Value of Bosses”, National Bureau of Economic Research Working Paper No. 18317, 8/2012).

Più di qualsiasi altra cosa, dunque, la gestione del tempo è un’importantissima attitudine di vita.
Serve moltissima auto-disciplina per analizzare e gradualmente migliorare l’uso che si fa del proprio tempo lavorativo e personale, ma così facendo si risparmia proprio la preziosa risorsa "tempo", si riduce il livello di stress e si diventa, in fondo, persone più felici, in un colpo solo.

Vale la pena provare, non credete?