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Fatture proforma: quando, perché e come usarle

Lorenzo Tiberi Lorenzo Tiberi on 30 apr 2019, 17:56:39 in Vendite e Marketing

Fatture proforma: quando, perché e come usarle

Le fatture proforma sono spesso utilizzate per fornire ai clienti maggiori informazioni sul loro acquisto. Scopri cosa includono le fatture proforma, cosa le rende diverse dai preventivi e dalle fatture finali e come creare autonomamente una fattura proforma. Oltre a questo, ti offriamo anche un modello gratuito per iniziare subito.

Cos'è una fattura proforma?

Una fattura proforma fornisce sia agli acquirenti sia ai venditori la base di riferimento di una vendita, indicando dettagliatamente gli articoli o i servizi oggetto di una transazione. È spesso utilizzata per inviare ai clienti una panoramica dettagliata del loro acquisto, prima di creare una fattura vera e propria.

fattura proforma - fattura finaleIn cosa si differenzia da una fattura finale?

Una fattura proforma ha un aspetto molto simile a quello di una fattura finale, con due importanti differenze.

  • Dichiara chiaramente che è una fattura proforma
  • Non figura nessun numero di fattura

I clienti non sono obbligati a pagare per prodotti o servizi elencati in una fattura proforma. Può essere utile per specificare una proposta di vendita, dare al cliente la possibilità di richiedere modifiche e convertire la fattura proforma in una fattura finale cambiando l'intestazione e aggiungendo un numero di fattura. Passare da una fattura proforma a una fattura vera e propria è quindi un’operazione semplice. Una fattura proforma non ha valore fiscale, perciò non è inclusa nel tuo registro contabile.

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In cosa si differenzia da un preventivo?

Una fattura proforma elenca i servizi o i prodotti richiesti dal cliente e i relativi prezzi. Spesso un preventivo contiene gli stessi elementi, e la più grande differenza visibile risiede nel layout: il formato di un preventivo è più simile a una lettera, mentre una fattura proforma assomiglia a una fattura vera a propria.  

Entrambi i documenti vengono utilizzati per condividere informazioni con i clienti prima di conoscere tutti i dettagli di una vendita e di stabilire termini, condizioni e prezzi definitivi.  I potenziali clienti possono quindi decidere di portare a termine la transazione o negoziare l'entità del lavoro oppure il prezzo.

Creazione di una fattura proforma

Prima di creare una fattura proforma, è importante tener presente quanto segue:

  • Quali sono i costi dei beni o dei servizi che stai vendendo?
  • Quali sono i tuoi costi di esportazione? Calcolali utilizzando una scheda di costo, e non dimenticare di includere le spese di spedizione o altre forme di trasporto, stoccaggio, assicurazione, tasse e dazi doganali.

Una volta che avrai un'idea chiara di costi e prezzi, sarai pronto per creare una fattura proforma. Parliamo degli elementi che dovresti inserire nella tua fattura.

Intestazione della fattura

Indica sempre "Fattura proforma" nell'intestazione.

Includi il logo aziendale, il nome dell'azienda e le informazioni di contatto, rendendo la tua fattura facilmente riconoscibile. Usa nomi completi e indirizzi postali nei tuoi dati di contatto, così come in quelli dell'acquirente.

Indica la data in cui la fattura è stata richiesta e creata. Se l'accordo è valido solo entro una certa data, è utile dichiararlo con una frase del tipo: "Condizioni valide fino al 31 gennaio 2018".

Fattura proforma - esportazioneMotivo dell'esportazione e informazioni relative alla spedizione

Se hai bisogno di esportare le tue merci, spiegane il motivo. Indica se gli articoli sono oggetto di vendita o riparazione o se rappresentano un campione, un reso o un regalo. Se è necessario riesportarli, come nel caso delle riparazioni, dichiara che l'esportazione è temporanea, aggiungendo la dicitura “esportazione temporanea”.

Indica anche la modalità di trasporto (aereo, treno, auto, ...), il numero totale di pacchi che stai inviando e il peso lordo totale della spedizione.

Ripartizione per voci delle spese

Includi le seguenti informazioni nella fattura proforma:

  • Una riga per ogni bene o servizio fornito.
  • Descrizioni dettagliate, come dimensioni, colore, codice articolo o altre informazioni rilevanti per la vendita. Indica anche il paese di origine o il luogo di produzione dei prodotti.
  • Numero di unità incluse.
  • Prezzo per unità o ogni singolo articolo.
  • Costo totale.

Cerca di essere il più specifico possibile. La maggior parte delle fatture proforma viene rifiutata perché contiene informazioni non rilevanti per gli acquirenti, oppure perché mancano dati che devono essere obbligatoriamente trasmessi al cliente.

Tasse, spese di spedizione e importo totale dovuto

Se sei attivo in un mercato internazionale, è importante verificare le leggi fiscali e aggiungere le imposte dovute alla tua fattura. Aggiungi anche le spese di spedizione e di gestione necessarie.
Indica la valuta che usi e i termini di pagamento. Chiaro è che non vuoi perdere soldi a causa errori di calcolo delle spese di spedizione, delle tasse o tariffe personalizzate, né tantomeno per una  mera dimenticanza.  

Fattura proforma - commercio internazionaleFatture per il commercio internazionale

Quando si crea una fattura proforma per il commercio internazionale, è necessario includere il numero di riferimento dell'acquirente, la data della richiesta, il prezzo di ciascun articolo, l'indirizzo di consegna, l'assicurazione, i costi di spedizione, i costi personalizzati e la data di invio stimata.

Piè di pagina

Includi informazioni aggiuntive, come la garanzia o la politica di restituzione.  Questo è anche il momento perfetto per ringraziare i clienti per aver fatto affari con te.

Completa la tua fattura proforma, firmandola e datandola. Dovresti includere il tuo nome completo e il titolo, assicurando al destinatario che sei autorizzato a fare un'offerta di vendita.

Fatture proforma in Teamleader

Sapevi che puoi anche scegliere una soluzione automatizzata per le fatture proforma? Utilizzando il nostro software di fatturazione, puoi:

  • Creare fatture proforma e trasformarle successivamente in fatture finali, in pochi clic.
  • Avere una panoramica di tutte le informazioni sui clienti, sui preventivi e sulle fatture (non) saldate, semplificando la collaborazione e la comunicazione con il resto della tua azienda.
  • Generare automaticamente fatture e utilizzare modelli per fatture proforma (senza data o numero di fattura).
  • Modificare ed eliminare  facilmente la fattura proforma, ad esempio per aggiungere date diverse.
  • Inviare automaticamente fatture (proforma) ricorrenti nel caso degli abbonamenti.

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