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Come fare una fattura (+ esempi)

Come fare una fattura (+ esempi)

Fare fatture corrette vale oro per la tua azienda. Delle fatture ben stilate non solo garantiscono che i tuoi servizi o prodotti siano pagati, ma forniscono anche una chiara visione d’insieme delle tue entrate e delle tue spese. Tuttavia, redigere una fattura (digitale) a regola d’arte non è sempre facile. Per questo condividiamo con te consigli, trucchetti, esempi vari per centrare l’obbiettivo. Prego, non c’è di che!

  1. Perché le fatture sono fondamentali?
  2. Diversi tipi di fatture
  3. Come si fa una fattura? 
  4. Esempi di fatture 
  5. Quando compilare una fattura e inviarla? 
  6. Fatturazione digitale: come funziona? 

Fatture perché fondamentaliPerché le fatture sono fondamentali? 

In qualità di lavoratore autonomo, dovresti tenere sotto controllo le tue fatture con la stessa cura con cui quella tua zia alla lontana spolvera il suo servizio di bicchieri di cristallo. Esagerato? Niente affatto! Ci sono almeno 3 buone ragioni per farlo: 

  1. Fatturare significa fare cassa. È la prova che hai fornito un determinato prodotto o servizio. Se le tue fatture non rispettano le regole, hai voglia a reclamare i tuoi soldi se il tuo cliente si rifiuta di pagare! 
  2. Le fatture errate fanno fare cassa... alle autorità fiscali. Se non sono corrette, la tua contabilità è in pericolo e corri il rischio di incorrere in multe. Per inciso, questo non vale solo per le fatture che redigi, le cosiddette fatture in uscita. Anche le fatture errate che ricevi dai tuoi fornitori – le fatture in entrata – possono essere sanzionate. 
  3. Le fatture ti danno degli indizi dello stato del tuo business. Dopo tutto, mostrano le tue entrate e le vostre spese, permettendovi di valutare la salute finanziaria della tua azienda. 

"Grazie alle nostre fatture digitali, possiamo facilmente trarre conclusioni dalle nostre cifre e avere una chiara visione d’insieme del nostro fatturato".  - Jonah Van Laer, fondatore di Tuinjan

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Diversi tipi di fatture 

Le fatture sono come le birre pilsner: con alcune vai sul sicuro e con altre, invece... (mai assaggiata la Budweiser?). In generale, ci sono 8 diversi tipi di fatture. 

  1. La fattura standard contiene le informazioni standard (Cos’è mai un nome?) ed è utilizzata di default.
  2. La fattura commerciale viene utilizzata quando si spediscono merci da un paese all’altro.
  3. Per i grandi progetti, ad esempio nell’edilizia, è possibile inviare fatture periodiche ogni volta che viene conclusa una parte del progetto, in modo da generare un reddito durante tutto il lavoro.
  4. Non fai pagare un prodotto o un servizio, ma hai stabilito con il cliente una tariffa oraria? In caso affermativo, ti consigliamo di indicarlo chiaramente su un foglio orario o tramite la registrazione delle ore. I consulenti e le agenzie si avvalgono spesso di questa modalità.
  5. Per i clienti per i quali lavorate ininterrottamente, puoi redigere una fattura ricorrente, cioè a cadenza periodica. Ad esempio alla fine del mese.
  6. Con una fattura pro forma fornisci il prezzo stimato di determinati beni o servizi. Il più delle volte, corrisponde al preventivo.
  7. Nel caso di una fattura basata sul valore, l’importo dipende dalla quantità di lavoro effettuato. Questo tipo di fattura è particolarmente utile qualora sia possibile determinare in anticipo il valore di un servizio o di un prodotto.
  8. Una fattura a prezzo fisso è la più adatta per progetti con aspettative definite in modo chiaro. Ne fanno soprattutto uso i freelancer.

Che tipo di fattura usi e per quale tipo di progetto? Quali sono le insidie nascoste? Questo post ti aiuterà a trovare la via d’uscita attraverso il labirinto della fatturazione.

Come si fa una fattura?

Una fattura è solitamente composta da 3 parti: l’intestazione, le linee dei servizi e la tariffa. Sì, a volte è davvero così semplice. Ogni componente contiene una serie di voci obbligatorie.

Nell’intestazione della fattura inserisci da un lato i tuoi dati:

  • la parola "fattura”, che deve apparire in modo chiaro;
  • la data di formattazione e il numero progressivo;
  • il nome della tua azienda e la forma societaria;
  • il tuo indirizzo completo;
  • il tuo numero di conto bancario o IBAN;
  • la tua partita IVA;
  • la data di consegna dei beni o dei servizi;

Inoltre, nell’intestazione della fattura dovrai anche inserire i dati del tuo cliente: 

  • il nome ufficiale della società;
  • l’indirizzo completo;
  • il numero di partita IVA o corrispondente.

Nelle regole di fatturazione descrivi i prodotti e i servizi e la quantità. Puoi farlo in due modi: 

  • le diverse parti e il corrispondente prezzo unitario;
  • la tua tariffa oraria e il tempo che hai dedicato a ogni parte del progetto;

Questo esempio di calcolo ti schiarirà subito le idee.

Cosa menzionare rispetto alla tariffa della fattura:

  • l’importo netto (importo senza IVA)
  • l’aliquota IVA e l’importo
  • l’importo totale
  • il termine di pagamento
  • i metodi di pagamento

I termini e condizioni generali sono come i volantini pubblicitari che trovi nella cassetta della posta: nessuno li legge. Tuttavia, può essere una buona idea includerli nella tua fattura, anche se non è obbligatorio. Nota bene: se la tua fattura è destinata a un privato, devi anche menzionare gli stessi termini e condizioni sulla tua offerta. Per le aziende, è sufficiente fare riferimento al tuo sito web. 

Esempi di fatture

I buoni artisti copiano, quelli grandi rubano. E questo vale anche per la stesura delle fatture. Un consiglio di grande valore è quello di basarsi sulle fatture esistenti: ti farà risparmiare un sacco di tempo.

Ok, non sei sicuro di poter riconoscere una fattura redatta a regola d’arte. Per questo ti riportiamo tre esempi su cui anche il più severo ispettore fiscale non avrebbe nulla da obiettare.

Quando compilare e inviare una fattura?Quando compilare e inviare una fattura?

Se redigi le tue fatture con la stessa lentezza con cui George Martin scrive libri, hai un bel problema. Una volta terminato un progetto, infatti, è meglio fare la fattura il prima possibile. 

Il termine ultimo è il 15° giorno del mese successivo alla consegna. Ad esempio, se hai consegnato la merce ad uno dei tuoi clienti il 23 aprile, hai tempo fino al 15 maggio per redigere e inviare la fattura. 

Anche se è consigliabile non aspettare così tanto. All’inizio di ogni mese, di solito, si devono affrontare molte spese. Se i tuoi clienti pagano le loro fatture rapidamente, potrai far fronte a tutti i tuoi pagamenti. In ogni caso: rispetta la scadenza, altrimenti il governo può infliggerti delle multe. 

Il tuo cliente è un lavoratore autonomo o un imprenditore? Allora ha 30 giorni di tempo per pagare la fattura, a partire dalla data di ricevimento. Come regola generale, è sempre meglio mettere questi accordi sulla carta. Non c’è un termine fisso per i privati, anche se si parla in genere di “periodo di tempo ragionevole”. In pratica: da una a due settimane. Per evitare discussioni, puoi includere un termine di pagamento nei termini e condizioni generali della fattura. 

Fatturazione online: come funziona? 

Le cartucce d’inchiostro della tua stampante hanno già sudato l’ultima goccia, non riesci a scrivere tutto l’indirizzo sulla busta e leccare un francobollo ti lascia con l’amaro in bocca. Le fatture cartacee costano tempo e denaro, per non parlare dello stress che generano. Come puoi avere la certezza che la tua fattura arrivi al cliente in modo sicuro? 

Sempre più lavoratori autonomi si avvalgono di uno strumento online per le loro fatture digitali. Il vantaggio è triplice: 

  1. Un notevole guadagno di tempo. Con un software è possibile creare una fattura con il proprio branding in pochi click. La registrazione, l’invio e l’elaborazione vengono anch’essi effettuati digitalmente e sono quindi più veloci.
  2. Risparmi qualche spicciolo. Il prezzo di costo del software di solito rimane lo stesso, a prescindere da quante fatture mandi. Buste, carta, cartucce d’inchiostro, francobolli... Non ne avrai più bisogno.
  3. Semplice come bere un bicchier d’acqua. Sei sicuro che la tua fattura arriverà alla persona giusta. Inoltre, potrà visualizzare la fattura in qualsiasi momento: sul suo smartphone, tablet o computer, in ufficio, in vacanza, mentre è in fila dal panettiere... ovunque!

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