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Fai vedere alla tua casella email chi comanda!

Fai vedere alla tua casella email chi comanda!

Mandiamo tante email. Troppe, in effetti. Iniziate col limitare il vostro traffico di email a quelle più importanti, e prendete l’iniziativa sulle email che ricevete!

Ultim’ora: inviamo tutti troppe email. Ne mandiamo talmente tante che chi lavora nel settore delle informazioni passa il 28% del proprio tempo a leggerle e a rispondere. Nel 2016 abbiamo ricevuto di media 91 email di lavoro al giorno e ne abbiamo inviate 40.  E se siete un manager, questi numeri aumentano molto.

C’è qualcuno che vuole perdere tutto questo tempo? No, ma continuiamo lo stesso a bombardarci le caselle di posta con la conseguenza fastidiosa di una casella disordinata e piena da scoppiare: un flusso costante di email che interrompe il vostro lavoro. E peggio ancora, meno tempo da dedicare ad attività più importanti.  

È il momento giusto per agire: questo articolo vi spiegherà come limitare il traffico delle vostre email alle sole informazioni importanti e di conseguenza come prendere veramente il controllo della vostra casella.

Fase 1: Limitate le email che ricevete

"È più facile a dirsi che a farsi!” Ma in effetti, una casella di posta più pulita e più facile da usare inizia da voi. Ecco come potete intervenire:

Disiscrivetevi

Il primo consiglio è molto semplice: non perdete tempo con le offerte, le newsletter e gli aggiornamenti dei social che non riuscite comunque a leggere. Sono molti gli strumenti a disposizione sul web che monitorano quali sono le email che aprite raramente, e vi cancellano dalle mailing list con un paio di click.  

Liberatevi dalla cultura della copia conoscenza

Più in alto vi trovate, più diventate il ricevente secondario di ogni email. Ma non dovete per forza essere tenuti al corrente di tutto. Iniziate col cancellare le email in cui siete in CC e se potete date il buon esempio, rifiutando l’abitudine della copia conoscenza.

Cercate alternative interne

CRM gestionale aziendale gestione clienti excelNell’era dei social media, dei software condivisi e della messaggistica istantanea, non ha senso cliccare ‘inoltra’ per abitudine e sperare che il vostro messaggio raggiunga il destinatario. Scegliete un’alternativa per uso interno, come una piattaforma chat progettata per il lavoro, che permette di trovare facilmente le informazioni tra le conversazioni.

Centralizzate le vostre informazioni

Permettete a chi ha le credenziali giuste di accedere a un database centrale, così da non dovervi disturbare a vicenda quando cercate i dettagli di un cliente, i prezzi o gli allegati. E non sorprendetevi se un database come questo può farvi risparmiare tanto tempo –fino al 35%!

Fase 2: Processate immediatamente le vostre email

Quando le acque si saranno calmate, riceverete solo le email importanti. E probabilmente saranno sempre più email di quante ne vorreste. Anche in questo caso, esiste un sistema semplice che vi può far risparmiare un sacco di tempo:

La regola dei 2 minuti

Una piccola regola di David Allen, guru della produttività: se per leggere e rispondere a una mail impiegate meno di due minuti, fatelo immediatamente, anche se la priorità è bassa: catalogarla e inserirla nella lista delle cose da fare vi fa perdere tempo prezioso.

La regola delle 2 o 3 volte al giorno

Il vostro cervello ci mette 20 minuti a riavviarsi dopo che una notifica ha interrotto il vostro ritmo di lavoro. Provate ad evitare queste pause controllando la vostra casella di posta solo in momenti prestabiliti. Se c’è qualcuno che ha disperatamente bisogno di voi può sempre utilizzare dei mezzi di comunicazione alternativi per contattarvi.

Cercate di non rileggere le email


CRM gestionale aziendale, software gestione clientiOgni email che dovete cercare per rileggerla è già una email di troppo. Cercate di impostare uno schema in modo da non doverlo più fare: salvate i mittenti e i riceventi direttamente nel vostro sistema CRM e allegate le email necessarie, di modo che voi e i vostri colleghi abbiate sempre accesso alle informazioni corrette senza dover rovistare nell’archivio mail.   

Trasformate le email in azioni

Abituatevi a trasformare ogni email che ricevete in un’azione. Con il software giusto, potete segnare un compito o una riunione sull’agenda vostra o di qualcun altro. Credete di non poter rispondere alla domanda specifica di un cliente? Trasformatela in un ticket interno per un collega più qualificato.   

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