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Dimostra alla tua casella di posta che sei tu a comandare

Dimostra alla tua casella di posta che sei tu a comandare

 Mandiamo tante email. Troppe, in effetti. Iniziate col concentrare il vostro traffico di email su quelle più importanti, e intervenite sulle email che ricevete.

Ultim’ora: inviamo troppe email. Ne mandiamo talmente tante che chi lavora nel settore delle informazioni passa il 28% del proprio tempo a leggerle e a rispondere. Nel 2016 abbiamo ricevuto una media di 91 email di lavoro al giorno e ne abbiamo inviate 40. E per i manager, questi numeri aumentano ancora.

C’è qualcuno che sente il bisogno di perdere tutto questo tempo? La risposta naturalmente è no. Nonostante questo, continuiamo a bombardarci le caselle di posta con la conseguenza fastidiosa di ritrovarci con una casella disordinata e piena da scoppiare. Il flusso costante di email interrompe il lavoro. E peggio ancora, sottrae tempo prezioso alle attività più importanti.  

È il momento giusto per agire: in questo post vi spiegheremo come limitare il traffico di email alle sole informazioni importanti e di conseguenza come gestire al meglio le email che ricevete.

Fase 1: Limitate le email che ricevete

"È più facile a dirsi che a farsi!” Ma in effetti, una casella di posta più pulita e più facile da usare inizia da voi. Ecco come potete intervenire:

Cancellate le iscrizioni ridondanti

Il primo consiglio è molto semplice: non perdete tempo con le offerte, le newsletter e gli aggiornamenti dei social che non riuscite comunque a leggere. Sono molti gli strumenti a disposizione sul web che monitorano quali sono le email che aprite di rado, e vi cancellano dalle mailing list con un paio di click. 

Liberatevi dalla cultura della copia conoscenza

Più in alto vi trovate, più diventate il ricevente secondario di ogni email. Ma non dovete per forza essere tenuti al corrente di tutto. Iniziate col cancellare le email in cui siete in CC e se potete date il buon esempio abbandonando l’usanza della copia conoscenza.

Mailbox Inline1Cercate alternative interne

Nell’era dei social media, dei software condivisi e della messaggistica istantanea, non ha senso cliccare ‘inoltra’ per abitudine e sperare che il vostro messaggio raggiunga il destinatario. Scegliete un’alternativa per uso interno, come una piattaforma chat progettata per il lavoro, che permette di trovare facilmente le informazioni all’interno delle conversazioni.

Centralizzate le vostre informazioni

Fornite a chi ne ha bisogno l’autorizzazione per accedere a un database, così da non dovervi disturbare a vicenda quando siete alla ricerca dei contatti di un cliente, dei prezzi o degli allegati. E non stupitevi se un database come questo può farvi risparmiare tanto tempo – fino al 35%!

Fase 2: Intervenite immediatamente sulle email che ricevete

Una volta organizzata la casella, riceverete solo le email importanti. Probabilmente saranno sempre più di quante ne vorreste. Anche in questo caso però, esistono dei semplici trucchi che possono farvi risparmiare un sacco di tempo:

La regola dei 2 minuti

Una piccola regola di David Allen, esperto di produttività: se per leggere e rispondere a una mail impiegate meno di due minuti, fatelo immediatamente, anche se la priorità è bassa: catalogarla e inserirla nella lista delle cose da fare vi fa solo perdere altro tempo prezioso.

La regola delle 2 o 3 volte al giornoMailbox Inline 2

Il vostro cervello ci mette fino a 20 minuti per riavviarsi dopo che una notifica ha interrotto il vostro ritmo di lavoro. Provate ad evitare queste pause controllando la vostra casella di posta solo in momenti prestabiliti. Se c’è qualcuno che ha disperatamente bisogno di voi può sempre utilizzare dei mezzi di comunicazione alternativi per contattarvi.

Cercate di non rileggere le email

Ogni email che dovete ripescare tra quelle ricevute è già un’email di troppo. Cercate di impostare uno schema in modo da non doverlo più fare: salvate i mittenti e i riceventi direttamente nel vostro sistema CRM e allegate le email correlate, di modo che voi e i vostri colleghi abbiate sempre accesso alle informazioni corrette senza dover rovistare nell’archivio.   

Trasformate le email in azioni

Abituatevi a trasformare ogni email che ricevete in un’azione. Con il software giusto, potete segnare un’attività o una riunione sull’agenda vostra o di qualcun altro. Credete di non essere in grado di rispondere alla domanda specifica di un cliente? Trasformatela in un ticket interno per un collega più qualificato.  

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