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Cosa fai se la tua azienda inizia a crescere?

Francesco Grande Francesco Grande on 18-feb-2017 11.12.00 in

Cosa fai se la tua azienda inizia a crescere?

La crescita di una azienda certo è una buona notizia: ma la complessità aumenta, e il workflow non si adegua alle mutate esigenze.

Ciò che in precedenza funzionava molto bene ben presto diventa poco pratico, dato che il portfolio clienti si espande, l’offerta si amplia e il team di collaboratori cresce. Preventivi e fatture vengono ancora gestiti in Excel, ma il loro numero aumenta: cerca, copia, incolla, ripeti.


Aumentano i problemi, ed aumenta la complessità della soluzione gestionale: cosa è stato discusso con chi e in quale e-mail? Arriva una telefonata da un cliente. Chi c’è all’altro capo del telefono, e di cosa avevamo discusso l’ultima volta? Difficile dirlo, non lo ricordiamo a memoria. Forse conviene chiedere al collega nella stanza accanto. Anzi, meglio mandargli un’e-mail, anche perché il collega sembra non essere nella stanza, né il tutto l’ufficio. Cosa che non potevi sapere, dato che non conosci i suoi giorni di ferie, né i suoi impegni, così programmare un appuntamento diventa complicatissimo, come pure restare aggiornati su tutto quello che accade in ufficio, ora che il team si è allargato. Fortunatamente abbiamo organizzato infinite riunioni per ottenere lo stesso risultato. Ma non avevamo detto che le riunioni fiume non risolvono nulla e costringono colleghi a restare ostaggio gli uni degli altri? Dobbiamo ancora spedire questa campagna mail oppure il cliente riceverà due volte la stessa newsletter? Nel frattempo il foglio di Excel con l’elenco dei contatti fa venire mal di testa.  Alla fine di ogni trimestre si inizia a raccogliere tutti i documenti pertinenti per portarli dal commercialista. Solo in quel momento hai una chiara panoramica a livello finanziario. Va bene, ma elaborare le statistiche sulla base delle tue performance a livello di vendite? Chi ha tempo di farlo?

La soluzione potrebbe essere uno strumento CRM multi-funzione, all-in-one e user-friendly che aiuta a risolvere molti dei problemi citati:

  1. Ogni dipendente con gli opportuni diritti di accesso ha la possibilità di consultare i dati del database centrale. La collaborazione in tempo reale diventa realtà, senza lasciare spazio agli errori umani.
  2. La condivisione del calendario consente di sapere cosa stanno facendo i propri colleghi: appuntamenti, attività, riunioni e telefonate.
  3. Possiamo dire addio al copia e incolla: i dati dei clienti vengono inseriti in una sola volta (o - ancora meglio - automaticamente).
  4. Riunioni-rapimento? Un ricordo del passato: a partire da ora solo riunioni utili.
  5. Non serve più calcolare e lottare con complicatissimi fogli Excel.
  6. Anche la possibilità di salvare appunti nel sistema contribuisce a ridurre la necessità di telefonate, e-mail e attese alla scrivania di altre persone.
  7. E’ possibile ottenere una panoramica di tutti gli scambi di e-mail con clienti potenziali o effettivi. In questo modo, ogni volta che si contatta qualcuno, il tutto avviene in modo sistematico. Sia i clienti che gli impegni presi te ne saranno grati.
  8. Delle statistiche chiare riducono la necessità di lunghe discussioni a livello finanziario. In qualsiasi momento si può avere una panoramica di tutti i risultati a livello finanziario e di vendite.
  9. Le e-mail importanti che arrivano vengono facilmente convertite in ticket o attività - per noi o per qualcuno dei nostri collaboratori, grazie al plugin Gmail.
  10. E da ultimo, nessuno è vincolato all’orario e alle pareti dell’ufficio, grazie alla flessibilità del cloud.
  11. Non occorre abbandonare le applicazioni Office usate finora: il CRM che abbiamo in mente è stato studiato per le PMI, e consente di importare fogli Excel, salvare e-mail importanti da Gmail e Outlook e collegare senza alcuno sforzo documenti Word o altri file ai contatti presenti nel tuo database. Grazie a un elenco di integrazioni in costante espansione, il CRM diventa l’anello mancante che consente di giungere a una simbiosi col proprio software da ufficio preferito.


Avete già in mente uno strumento così fatto?

Se la risposta è no, ma vi piacerebbe provarne uno, Teamleader è quello che fa al caso vostro: un CRM modulare che vi aiuta a gestire le opportunità commerciali, dalla performance delle vostre landing page, canali social ed email marketing (lead generation) le relazioni con i clienti, fino ai preventivi, i progetti ed il supporto clienti via mail, chat o VoIP.