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Diventa un project manager più efficiente grazie al ‘percorso critico’

Francesco Grande Francesco Grande on 25-gen-2017 16.59.22 in Gestione di progetto

Diventa un project manager più efficiente grazie al ‘percorso critico’

 Non riuscite a tenere sotto controllo le tempistiche dei vostri progetti? Dovete solo prendere dimestichezza con il percorso critico. Leggete qui sotto!

Non riuscite a tenere sotto controllo le tempistiche dei vostri progetti? Ci vuole sempre più tempo di quello programmato? E non è facile capire il perché? Vi basta prendere dimestichezza con il percorso critico. E per capire in che modo il percorso critico, una volta definito, può rendervi un project manager migliore, leggete qui sotto.   

Cos’è il percorso critico e chi l’ha inventato?


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Il percorso critico di un progetto è la sequenza di tutte le attività che influiscono sulla data finale, dal momento che un’attività può iniziare solamente quando un’altra è stata completata. In altre parole, fate una lista di tutte le attività che potete iniziare nel momento in cui ne avete finita un’altra ed avrete il vostro percorso critico. Queste attività sono quelle che hanno un effetto diretto sulla vostra data di fine progetto. Quando uno dei vostri ‘lavori critici’ vi prende più tempo, l’intero vostro progetto avrà bisogno di un giorno in più. Il concetto di percorso critico è stato sviluppato solo alla fine degli anni ’50. Si è rivelato di importanza cruciale per il successo di progetti quali l’imponente programma nucleare americano, conosciuto come Progetto Manhattan.  
 

Perché usare il percorso critico?


Ogni progetto consiste in una serie di lavori che devono essere completati per raggiungere la conclusione pianificata. In particolare con i progetti grandi, a volte si perde di vista il quadro d’insieme e diventa più difficile stabilire delle priorità. Quale attività viene prima?In momenti come questo ed in veste di responsabili di progetto, mentre organizzate i lavori in ordine di priorità potreste venire influenzati da ragioni secondarie, ad esempio:

  • Questa attività è piacevole e/o semplice
  • Tutti i documenti relativi a questa attività sono pronti
  • La persona X vuole che questa attività venga completata il più velocemente possibile

Di per sé, queste sono tutte buone ragioni per dedicarsi ad un’attività. Ma se questa attività non rientra nel vostro percorso critico, lavorarci significherebbe rallentare il vostro progetto, e questo di sicuro non è nelle vostre intenzioni.   L’idea di base quindi è non lasciarsi distrarre dalle attività che non fanno parte del vostro percorso critico, per poter così finire in tempo.

Esempio: come costruire una casa

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Per essere più specifici, supponiamo che stiate costruendo una casa. Questa operazione deve seguire una sequenza specifica di azioni: Poniamo che una casa venga considerata completa quando si finisce il tetto. Facendo il percorso inverso: 
 
  • Il tetto può essere aggiunto solo quando i muri sono in posizione;
  • I muri possono essere costruiti quando le fondamenta sono state gettate;
  • Possiamo gettare le fondamenta solo se è stato scavato un buco:
  • Possiamo scavare un buco solo dopo aver acquistato del terreno;
  • Possiamo acquistare del terreno se riusciamo a negoziare un buon prezzo;
  • E così via.
Ognuna di queste tappe intermedie è cruciale per definire la data di consegna. Altre attività non lo sono. Ad esempio: scegliere gli arredi, progettare il giardino, preoccuparsi della connessione internet.Dato che questi compiti non influiranno sulla data di conclusione lavori, è preferibile svolgerli durante una fase del progetto a loro dedicata.

Visualizzare il percorso critico all’interno del diagramma di Gantt.

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Potete riportare graficamente il percorso critico in quello che viene definito diagramma di Gantt. Quest’ultimo si può generare facilmente nel modulo Progetti di Teamleader. Per ogni tappa intermedia dovete indicare se dipende da un’altra tappa intermedia. Una volta stabilito questo legame, i due lavori verranno collegati graficamente tramite una linea nera:
Vi basterà così un’occhiata per rendervi conto che non vi conviene far aspettare chi vi costruisce il tetto solo perché avete voglia di scegliere i mobili.

Il percorso critico in pratica

Una volta identificato il percorso critico, date priorità alle attività che ne fanno parte e assicuratevi che non restino ‘buchi’.

Seth Godin, esperto di marketing, paragona il percorso critico ad una staffetta: idealmente, la persona responsabile di ogni lavoro passa il testimone al responsabile del lavoro successivo, senza farlo cadere. E la persona che tiene il testimone dovrebbe incontrare il minor numero possibile di ostacoli.

Godin era solito fornire delle spillette verdi ai suoi colleghi quando questi stavano svolgendo un’attività che faceva parte del percorso critico. Il resto del team indossava invece delle spillette rosse ed il loro compito era quello di aiutare al meglio ‘i verdi’.

Identificate il percorso critico dei vostri progetti ed assegnate la priorità alle attività che ne fanno parte. In questo modo verrete distratti meno dalle attività che non influiscono direttamente sulla data di fine lavori che avete stabilito.

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