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Automatizzate e lasciate fare il lavoro sporco al software!

Automatizzate e lasciate fare il lavoro sporco al software!

Molti compiti ripetitivi ma cruciali possono essere facilmente velocizzati o addirittura automatizzati. Questo post vi spiega come e perché.

Alcuni compiti è meglio lasciarli ai computer, dato che rispetto alle persone lavorano a velocità molto elevate e non sono mai smemorati. In ogni ufficio, c’è un mucchio di lavoro ripetitivo che può essere automatizzato. Questo lascia a voi la parte creativa, mentre il computer si occupa del resto, senza commettere errori. Perché il lavoro ripetitivo raramente non è necessario. Al contrario: spesso ha uno scopo importante nei processi orientati al cliente.

Perché automatizzare?

Il percorso da cliente potenziale a reale può essere lungo, e comportare un mucchio di interazioni. Post sui social. Telefonate. Preventivi. Fatture. E-mail di ringraziamento. Domande da parte del cliente. Non tutte queste interazioni sono uniche – non vi è mai capitato di mandare lo stesso preventivo a clienti diversi? E tutte possono essere velocizzate, o addirittura automatizzate, facendovi risparmiare tempo ed energie e limitando al massimo la possibilità di errori.

Automatizzazione e velocizzazione semplici in 4 fasi

1. Marketing: ricerca e fidelizzazione di potenziali clienti

I social media sono diventati preziosi nel mix del marketing moderno, Attraverso i social media, con un piccolo investimento, si possono fidelizzare in modo creativo potenziali clienti. Alcuni strumenti di marketing automation, come Hubspot e Marketo permettono di pianificare i post e di scegliere le fasce orarie migliori, così da non obbligare nessuno a rimanere davanti al computer solo per cliccare su ‘pubblica’.

Gli strumenti di marketing automation sono utilissimi per velocizzare la creazione di form e pagine di destinazione. I modelli predefiniti forniti costituiscono la base di infinite variazioni con un minimo sforzo. E quando una persona interessata compila il modulo, salvare i suoi dati nel CRM è una passeggiata. I rappresentanti possono usarli per lavorare. 

Il comparto vendite dovrebbe apprezzare a priori un buon strumento di marketing automation: segnala automaticamente quali potenziali clienti hanno bisogno di essere seguiti e quali devono rimanere nella linea diretta del marketing più a lungo. In questo modo, i contatti definiti in gergo persi (che hanno mostrato interesse verso il prodotto o il servizio in passato) possono essere ricontattati al momento giusto.

2. Vendite: monitoraggio e conversione dei potenziali clienti

Il processo di vendita consiste in passaggi riconoscibili: mandi la prima e-mail o contatti il potenziale cliente per telefono. A questo solitamente segue un primo incontro, un preventivo e un meeting di riepilogo. Se tutto va bene, il preventivo viene accettato. Nonostante sembri semplice, solitamente possono aggiungersi dei passaggi extra. Diventa quindi necessario mantenere una visione d’insieme chiara.

Un CRM online permette una supervisione dell’intero processo, sia a livello del potenziale cliente che della linea diretta delle vendite. Inoltre, il processo viene velocizzato. Si possono utilizzare moduli per le e-mail, ma anche per i preventivi che possono essere a loro volta visionati ed approvati online. Non c’è bisogno di cercare dei momenti liberi per un riepilogo: il CRM li suggerisce automaticamente.
Questo permette di procedere da un contatto ad un altro, senza ritardi né errori. In questo modo, la possibilità che un potenziale cliente si dimentichi della vostra interessante offerta diminuisce. 

"Volete assicurarvi che i compiti amministrativi ripetitivi vengano eseguiti? Automatizzateli!"

 

3. Amministrazione: gestione dei pagamenti

Inviare preventivi, attendere l’approvazione del cliente, compilare le fatture, mandare promemoria di pagamenti… volete assicurarvi che i compiti ripetitivi dell’amministrazione vengano eseguiti? Automatizzateli!

Modelli per le e-mail, preventivi standard e lettere di accompagnamento basate su un modello: dovrebbero essere alla base di ogni impresa che sostiene una comunicazione conveniente ma coerente. Il CRM online può arrivare a farvi risparmiare il lavoro di un impiegato a tempo pieno – specialmente quando è connesso al software di amministrazione.

4. Servizio clienti: supporto ed assistenza post-vendita

Fornire un servizio clienti efficiente dovrebbe essere qualcosa di scontato: è sempre meglio mantenere i clienti soddisfatti. Il CRM tiene traccia in automatico di tutto quello che viene discusso con un cliente, facilitando la revisione una volta siglato l’accordo.

La funzione della registrazione salva automaticamente in uno storico ordinato i report di supporto sia aperti che chiusi. Le risposte automatiche fanno in modo che il cliente sappia che qualcuno si sta prendendo cura della sua richiesta. Quando un cliente smette di rispondere ad un messaggio, questo viene chiuso automaticamente, ma non senza un’e-mail in cui si spiega al cliente come riaprirlo. Facile e soprattutto trasparente!

Come il lavoro di squadra e gli strumenti smart possono migliorare le vostre entrate (e la vostra vita)

Siete curiosi di sapere quali strumenti potete utilizzare per automatizzare e velocizzare facilmente dei processi, e come questo aiuta la collaborazione all’interno dell’azienda? 

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