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Nove regole per lavorare in modo più intelligente

Nove regole per lavorare in modo più intelligente

Il tempo a nostra disposizione per portare a termine i compiti lavorativi che ci siamo prefissi è un tempo finito.

Anche se volessimo utilizzare l’intera giornata, ore di sonno comprese, sono solo pur sempre 24 ore in un giorno. Il segreto allora sta nell’usare il tempo in modo quanto più produttivo ed efficace possibile. Ovvero, si tratta di usare il tempo a nostra disposizione in modo più “intelligente”.

Non tutti però sono in grado di riorganizzare e modificare
il proprio metodo di lavoro per arrivare a questi obiettivi. È in parte una questione di atteggiamento mentale: quanto siamo bravi ad organizzarci, ad esempio a distinguere le priorità dalle cose meno importanti, a definire priorità e in ultima analisi portare a termine in modo positivo un’attività?

 

I seguenti suggerimenti potrebbero esserci utili e cambiare il nostro approccio alla organizzazione del lavoro:

1_ NON AFFOGARE NELL’ELENCO DI COSE DA FARE

E’ una esperienza attraverso la quale siamo passati tutti: abbiamo un sacco di cose da fare, e la mole di cose da fare, paradossalmente, invece di indurci a sbrigarci e a lavorare meglio ci paralizza. Il che non fa demoralizzarci ancora di più: mettersi a guardare l’elenco delle cose da fare non contribuisce in alcun modo a ridurre il tempo che ci metteremo a sbrigarle. Meglio definire le tue priorità e concentrarsi su poche cose ma importanti.

2_ DEDICARE TUTTA LA PROPRIA ATTENZIONE AL PROGETTO CHE ABBIAMO A PORTATA DI MANO

Il multitasking spesso non è una buona idea; recenti studi hanno nuovamente confermato che l’essere umano semplicemente non è fatto per concentrarsi su più cose contemporaneamente. Non facciamoci distrarre dalle piccole cose e concentriamoci su una sola attività.

3_ CONCENTRARSI SUL PROPRIO LAVORO OPERANDO IN MODO PIÙ INTELLIGENTE, NON PIÙ INTENSO

Gestire il tempo non significa fare quante più cose possibili, significa farle meglio. In altre parole: concentriamoci su ciò che conta veramente. Fare meno lavoro, che però porti a risultati maggiori, anziché perderci nell’eseguire tante attività che alla fine si rivelano come non veramente importanti.

4_ RICAVARE DELLO SPAZIO PER RESPIRARE

Non corriamo da un progetto all’altro, proviamo invece a fare piazza pulita nella nostra testa fra un incarico e un altro. Il cervello ce ne sarà grato. Inoltre, senza una valvola di sfogo si rischia di creare un effetto domino nel momento in cui un progetto viene ritardato, il che significa che dovremo posticipare nuovamente tutte le scadenze successive.

5_ INIZIARE A TEMPO DEBITO

E posticipare causa molto più stress rispetto a iniziare un progetto nel tempo giusto! Secondo lo psicologo Clarry Lay, la procrastinazione è lo spazio che intercorre fra il tempo entro il quale vogliamo completare un’attività e il tempo che effettivamente finiamo per dedicare alla stessa. Ridurre questo spazio, dice Lay, è il segreto per una gestione più efficace del tempo oltre che per una migliore assegnazione di priorità.

6_ NON FARSI DISTRARRE DAI DETTAGLI

Il perfezionismo è una delle cause di allungamento dei tempi di chiusura dei progetti. Le persone hanno un’inclinazione naturale a valutare sé stessi ed il proprio lavoro costantemente; per una migliore gestione del nostro tempo, tuttavia, è meglio resistere alla tentazione di correggere sempre ogni singolo dettaglio subito, appena se ne presenta l’occasione. Il nostro consiglio è piuttosto quello di procedere a grandi step, portare a termine la maggior parte del lavoro e solo dopo iniziare a mettere mano a quanto fatto, concentrandosi sui dettagli o sulle eventuali piccole correzioni.

7_IMPARARE A DIRE NO

L’assunzione di responsabilità ci porta a pensare che possiamo farcela  a fare tutto quello che ci vinee proposto, ma in queste condizioni mancare uno o più obiettivi è pericolosamente facile. A un certo punto saremo costretti a rifiutare determinate opportunità, ma questo non è necessariamente un male: proviamo a impegnarci solo in progetti che siamo sicuri di poter affrontare al 100%, progetti per i quali sappiamo che avremo tempo a sufficienza per portarli a termine - la qualità viene prima della quantità!

8_DEFINIRE DELLE SCADENZE

Non limitiamoci a dedicare il nostro tempo a un progetto fino a che non sarà completato. Sarebbe meglio definire invece una scadenza (realistica). Ad esempio, decidiamo che lavoreremo su un determinato progetto per 3 giorni. Questo limite temporale fungerà da motivazione per spingerci a lavorare in modo più efficace. Le scadenze sono inoltre foriere di maggiore produttività, senso d’urgenza e piani d’azione concreti e tangibili, e hanno il vantaggio di poter essere misurabili, e migliorabili.

9_ONORARE GLI IMPEGNI PRESI E PORTARLI A TERMINE 

Se definiamo degli impegni, dobbiamo fare in modo che vengano effettivamente rispettati, con perseveranza e impegno, che sono due requisiti fondamentali per una gestione del tempo più efficace. Stare immobili è come fare passi indietro!

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