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6 Passi per completare i progetti in modo efficace

Francesco Grande Francesco Grande on 9-ott-2017 10.25.30 in Gestione di progetto

6 Passi per completare i progetti in modo efficace

Gestisci le tue idee, non il tuo tempo. Non puoi gestire il tempo. Il tempo è una grandezza fisica che non può cambiare, a meno che tu non sia capace di andare alla velocità della luce -ci stiamo lavorando. L'unica cosa che puoi gestire sono le tue idee e decidere cosa fare a partire da esse durante le 24 ore giornaliere di cui disponi.

È che non ho avuto tempo!

Nel post precedente ti abbiamo proposto una riflessione su un progetto aziendale per il prossimo anno. Sono sicuro che 365 giorni fa hai fatto una riflessione simile che però si è esaurita al grido di "Non ho avuto tempo! Ah se i giorni durassero 26 ore!".  Ma sai anche tu che, seppure avessi avuto giornate di 26 ore, comunque non avresti portato a termine il proposito.

Che cosa è successo?

software gestione progetti programma project management italianoSolo la realtà. Nonostante vorresti che fosse così, i tuoi impegni giornalieri sono abbastanza distanti dall'essere un'agenda ordinata. È piuttosto un confuso foglio di quaderno pieno di linee scritte frettolosamente, note a margine, correzioni, cancellature. Un posto in cui è impossibile trovare un buco in cui inserire questo progetto pendente. "Vorrei farlo, davvero, solo che non c'è più spazio nel foglio!".  In più non sai da dove cominciare. Sono talmente tante le cose che bisognerebbe fare che è meglio lasciar passare un giorno in più... e poi un altro e un altro ancora.

Il tuo progetto non ti genera più illusioni. Adesso è la lontana minaccia di uno tsunami di compiti che si abbatte sul tuo caos giornaliero.

Organizza le tue idee

Quello che ti sta succedendo è normale: sei vittima di un attacco combinato della vocina nella tua testa e della sensazione di mancanza di controllo.

Nonostante ti sembri un controsenso, la prima cosa che devi fare e fermarti e riflettere. È veramente così importante quest'idea? Garantisce praticità e crescita alla mia azienda? Se la risposta è affermativa dimenticati di cercare scuse nella tua agenda: c'è sempre tempo per le cose realmente importanti.

Comincia ad organizzare le tue idee trasformando questo tsunami minaccioso in onde navigabili. A tal fine niente è più facile che muovere i seguenti passi:

  1.  Visualizza con totale chiarezza quello che è il tuo obbiettivo: aprire un nuovo mercato, cambiare i tuoi strumenti di lavoro, cercare nuovi clienti, cercare una nuova immagine per la tua impresa. Scrivilo più dettagliatamente possibile.
  2. Disegna una linea di tempo e stabilisci le date di inizio e di fine del tuo progetto in ognuno degli estremi.
  3. Su questa linea comincia a scrivere e distribuire nel tempo i compiti che devi portare a termine per finalizzare la tua idea. È la fase più importante: man mano che li andrai scrivendo, ne scoprirai di nuovi e dovrai cambiare varie volte finché non troverai la quadra. Definisci le date rilevanti in maniera sensata, in accordo con il tuo calendario di lavoro. Se il tuo picco di lavoro va da febbraio a giugno non mettere nessun compito in agenda in questi mesi; è meglio ritardare il progetto che gettare la spugna per il sovraccarico di lavoro e l'ansia, giusto prima di arrivare all'estate.
  4. Lascialo riposare, dagli qualche giorno e poi torna a rivederlo, correggi e includi qualche idea che ti sia venuta in mente nel frattempo.
  5. Mettilo nero su bianco nella tua agenda e ogni tanto tornaci su.
  6. Sii disciplinato. Procedi chiudendo compito dopo compito e prima ancora di rendertene conto sarai andato così avanti che nemmeno tu ci crederai.

Ecco tutto: pianificazione e controllo. Ti sei concentrato sulla tua idea, hai organizzato il tuo tempo. Il tuo progetto ingestibile è diventato una serie di compiti realizzabili. La voce nella tua testa, la tua sensazione di assenza di controllo, dovrebbero essere diminuiti a limiti tollerabili.

Teamleader non ti può aiutare in questi passi. Il processo di creazione di un piano di azione è tanto personale e tanto specifico per la tua azienda che solo tu puoi metterlo in atto. Dove, sì, ti possiamo dare una mano è con uno strumento per la gestione progetti che ti aiuti a seguire adeguatamente l'esecuzione del tuo piano.


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Il nostro software di gestione di progetti è pensato per gestire qualsiasi progetto che possa risultare di utilità a te e alla tua squadra. Integra il tuo proposito per l'anno prossimo come un progetto in più all'interno del tuo strumento di gestione, condividilo con la tua squadra e accedi in qualsiasi momento e da qualsiasi posto a questo progetto in modo sistematico e professionale.

è tutto chiaro, mentre la squadra di Teamleader continua a lavorare per far sì che tu possa muoverti alla velocità della luce...

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